Basta poco (si fa per dire): una tensione geopolitica, un aumento dei costi energetici o problemi logistici, affinché i prezzi di carta, plastica o cartone tornino a salire nel giro di pochi mesi. In queste situazioni il costo degli imballaggi può crescere senza che l’azienda abbia fatto nulla di diverso rispetto al solito.Cambiare fornitore è una strada possibile, certo, ma spesso non è quella che porta il risultato più concreto. Nella maggior parte dei casi i costi non nascono dal prezzo del singolo prodotto (la bobina di pluriball, il nastro adesivo o la scatola) ma da come tutto il sistema di imballaggio funziona nel suo insieme.
Scatole troppo grandi, riempimenti inefficienti, postazioni di lavoro disordinate o semplicemente abitudini consolidate negli anni possono generare sprechi che passano inosservati. Per questo, prima di cambiare fornitore, conviene fare un passo indietro e guardare una cosa molto semplice: come avviene davvero l’imballaggio in azienda? Perché spesso è lì che si nasconde il margine di miglioramento e di risparmio.
La catena di imballaggio: dove si formano i costi
Il processo di imballaggio è una piccola catena operativa che coinvolge materiali, spazi, tempi e persone. La nostra esperienza racconta che questo processo comprende diverse variabili:
- il prodotto da spedire;
- la scatola o l’imballo esterno;
- il materiale di protezione o riempimento;
- il sistema di chiusura (nastro, reggia, film);
- la postazione o la macchina utilizzata;
- il trasporto e lo spazio occupato nella spedizione.
Il primo elemento da controllare: la dimensione delle scatole
Uno degli sprechi più comuni nasce da una scelta apparentemente innocua: usare sempre le stesse scatole. Succede spesso nei magazzini: per semplificare la gestione si tengono poche misure standard e si adattano a tutti i prodotti, ma il risultato è che molti pacchi partono con molto spazio vuoto all’interno.Questo genera tre effetti immediati:
- serve più materiale di riempimento;
- il pacco diventa meno stabile;
- aumenta il volume della spedizione.
Ridurre lo spazio vuoto è uno dei modi più diretti per ottenere una reale riduzione dei costi di imballaggio aziendale.
Il ruolo del materiale di riempimento
Sembrerà banale ma il riempimento non serve soltanto a riempire, ma a bloccare il prodotto e assorbire gli urti. Capita spesso di vedere scatole riempite senza un vero criterio, magari aggiungendo materiale finché il pacco “sembra pieno”.Le situazioni più comuni sono tre:
- troppo materiale di riempimento;
- troppo poco, quindi il prodotto si muove;
- materiale poco adatto al tipo di spedizione.
Risultato: più consumo di materiale e più tempo di lavoro, ma la protezione non migliora davvero.
A volte basta cambiare approccio, scegliendo un riempimento più strutturato: carta modellata, cuscini d’aria o cartone riciclato triturato. Come ci insegna il nostro esperto in packaging Omar, bisogna sempre tenere a mente una cosa: l’obiettivo non è riempire tutto lo spazio, ma fermare il prodotto nel punto giusto.
Un costo spesso dimenticato: il tempo di imballaggio
Quando si analizzano i costi di imballaggio si guarda quasi sempre ai materiali e molto meno al tempo necessario per utilizzarli.Eppure il tempo degli operatori pesa parecchio, soprattutto nei magazzini con molte spedizioni giornaliere. Operazioni apparentemente semplici possono rallentare tutto il flusso:
- tagliare manualmente il nastro;
- preparare il riempimento;
- adattare scatole standard;
- sistemare il prodotto dentro il pacco.
Anche strumenti molto semplici, come nastratrici o sistemi automatici per il riempimento, possono ridurre questi tempi e migliorare l’efficienza del ciclo di imballaggio.
L’automazione, infatti, permette di ridurre i costi operativi e gli errori legati alle operazioni manuali: «Ci è capitato proprio qualche giorno fa - racconta Omar Granatelli, specialista in sistemi di riempimento -: una nota azienda che produce prodotti cosmetici ci ha contattato perché il processo di confezionamento degli operatori era disordinato. I materiali erano già di per sé buoni, ma l’operatore inseriva la carta da riempimento “a occhio” con il risultato che ogni confezione era differente dall’altra e lo spreco di tempo era enorme. Un brand così importante non poteva permettersi un ciclo di lavoro così disordinato. Abbiamo preservato i materiali di consumo, ma abbiamo installato delle erogatrici automatiche di carta da riempimento: l’operatore decide all’inizio del turno il numero e la dimensione dei pad di carta, e una volta trovato lo schema ideale per il riempimento, poi il ciclo viaggia in modo veloce e ordinato».Il peso volumetrico: quando la scatola incide sul costo di spedizione
Negli ultimi anni molti corrieri hanno cambiato il modo di calcolare il costo delle spedizioni. Non conta solo il peso reale, ma anche il volume del pacco: questo significa che una scatola più grande del necessario può costare di più, anche se il prodotto all’interno pesa poco.Ridurre pochi centimetri nelle dimensioni della scatola può sembrare un dettaglio, ma moltiplicato per centinaia di spedizioni al mese può incidere davvero sul budget logistico.
Riutilizzare i materiali: una leva spesso sottovalutata
Un altro aspetto interessante riguarda gli scarti: molte aziende accumulano ogni giorno cartoni inutilizzati, imballi di ritorno o materiale destinato al macero.Con strumenti semplici questi scarti possono essere trasformati in nuovo materiale di riempimento. È uno dei principi base dell’economia circolare: mantenere i materiali in uso il più a lungo possibile, riducendo sprechi e rifiuti.
L’esempio più chiaro è rappresentato dalla nostra macchina ricicla cartoni: da una scatola di cartone destinata al macero, è possibile ricavare nuovo materiale per il riempimento delle scatole. La macchina è infatti in grado di trasformare il cartone teso in una rete morbida ed elastica in grado di proteggere i prodotti e riempire il vuoto. Con Omar abbiamo cercato di spiegarlo anche in questo video:
Oltre al beneficio ambientale, c’è anche quello economico: meno acquisti e meno costi di smaltimento.
Se vuoi capire dove si nascondono i costi nel tuo imballaggio
Ogni azienda ha dinamiche diverse: prodotti, volumi di spedizione, spazi di magazzino e modalità operative cambiano molto da un caso all’altro. Per questo spesso la soluzione non è cambiare materiali, ma analizzare come funziona il processo di imballaggio nel suo insieme.In Sofair aiutiamo le aziende proprio in questa fase: osserviamo la postazione di lavoro, i materiali utilizzati e il flusso operativo per individuare eventuali inefficienze e proporre soluzioni più equilibrate. A volte bastano piccoli aggiustamenti per ottenere un risparmio concreto.
Se vuoi confrontarti su come ottimizzare il tuo sistema di imballaggio, puoi contattarci senza impegno.
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9 marzo 2026